Những điều bạn cần biết về kế toán công nợ

Những điều bạn cần biết về kế toán công nợ

Kế toán là bộ phận quan trọng, là nền tảng để phát triển các bộ phận khác của công ty. Với những công ty hoạt động có quy mô phức tạp, đòi hỏi phải chia kế toán thành những bộ phận nhỏ để dễ quản lý. Kế toán công nợ là một ngành tách ra từ kế toán, đây cũng là bộ phận mà các doanh nghiệp vô cùng chú ý đến. Vậy kế toán công nợ là gì? Kế toán công nợ làm những việc gì? Vai trò, chức năng của kế toán công nợ trong doanh nghiệp ra sao?

Mời các bạn đọc bài viết!

1. Tìm hiểu khái quát về kế toán công nợ

Trong doanh nghiệp, kế toán công nợ thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại những khoản nợ của khách hàng và với đối tác, nhà cung cấp, có công nợ đơn giản, có công nợ phức tạp và cần phải có kế toán công nợ để ghi chép, xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ. Nếu quản lý công nợ tốt doanh nghiệp sẽ tránh được những thiệt hại không đáng có, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Cũng như các vị trí kế toán khác, kế toán công nợ phản ánh được tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó phân tích, kịp thời đưa ra kế hoạch phát triển đúng đắn. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Nhìn chung công việc chung của của một kế toán công nợ sẽ bao gồm những việc sau đây:

–  Cuối tháng, quý, năm cần in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi rồi đối chiếu lại với kế toán tổng hợp.

–  Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (thu, chi, nhập, xuất, hoá đơn)

– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.

– Tạo mã, Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới đối với các khách hàng mới

– Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi

– Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng

– Hàng tháng đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp

– Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty

– Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ

– Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty

– Theo dõi, thông báo & xác nhận công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN

– Theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, nhà cung cấp và lên kế hoạch gọi điện cho khách hàng thu nợ. Cũng như báo cáo giám đốc biết công nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ

– Lập báo cáo công nợ phải thu cuối quý, năm

– Lập báo cáo công nợ phải trả tổng hợp cuối quý, năm

– Kết thúc kỳ báo cáo lập bản đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp và khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác, rồi đưa biên bản này về giao cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ quyết toán thuế.

– Lập hạn thanh toán căn cứ theo hợp đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp.

– Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.

– 1 tháng / lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh

– In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.

– Và các công việc liên quan khác theo sự sắp xếp của ban quản trị.

3. Kỹ năng cần có của một kế toán công nợ

Cũng như các bộ phận khác trong ngành kế toán, kế toán công nợ yêu cầu những kỹ năng cơ bản như sau:

- Trước tiên, kế toán công nợ cần có kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ về kế toán để tránh những sai sót trong quá trình làm việc khi liên quan đến số liệu và thông tin khách hàng.

- Thành thạo Excel, am hiểu công nghệ thông tin phục vụ cho quá trình làm việc thuận tiện, dễ dàng hơn. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng các phần mềm thông tin điện tử vào việc kế toán

- Thật thà, trung thực, nhanh nhẹn, khéo léo. Công việc kế toán nói chung và kế toán công nợ nói riêng luôn phải làm việc với những con số, thông tin nên đòi hỏi kế toán viên phải nhanh nhạy, thật thà để không gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

- Có kỹ năng đánh giá, phân tích tình hình tài chính, kịp thời đề xuất phương án cho cấp trên nếu đang gặp khó khăn.

4, Những loại báo cáo cơ bản mà kế toán công nợ thường làm

-  Sổ chi tiết công nợ khách hàng

-  Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp

-  Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu ( TK 131 )

-  Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả ( TK 331 )

- Các báo cáo phân tích công nợ

- Các báo cáo khác theo yêu cầu

5. Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán công nợ

Chia sẻ của những kế toán công nợ lâu năm trong nghề nếu bạn đang làm kế toán công nợ là bạn chỉ cần "tai điếc, mặt dày". Bạn có thể hiểu theo cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng. Nếu các công ty khác gọi đến yêu cầu thanh toán thì bạn phải tai điếc, nghĩa là làm ngơ thôi. Sau đó báo cáo cấp trên để có hướng xử lý đúng đắn. Còn mặt dày vì sao, mặt dày là phải đòi nợ, có những "khách hàng" khó đòi thì phải làm sao để khôn khéo nhất, họ hẹn lần hẹn lượt thì phải chốt được ngày liên hệ tiếp theo. Nếu họ bảo kế toán chưa giải quyết phải xin bằng được số kế toán. Họ chặn số thì dùng nhiều sim khác nhau đòi. Nếu họ kêu sai số, sai hóa đơn yêu cầu họ gửi lại cho mình. Rồi biện pháp cuối cùng là nhờ pháp luật can thiệp (thực ra chưa thấy có trường hợp này bao giờ).

Khi bạn đã có lịch hẹn thì phải note vào, đừng đòi họ trong thời gian hẹn. Kinh nghiệm cho thấy mình đúng hẹn thì họ đúng hẹn. Mình tôn trọng họ thì sẽ nhanh đòi được nợ. Vì những doanh nghiệp mà mình đòi thì họ cũng đều có ý định trả cả (trừ doanh nghiệp phá sản - mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm đòi DN phá sản bên dưới).

Tiếp theo là bạn phải cứng, nghĩa là đừng "em xin anh hãy trả cho bên em" là không được. Mình không xin mà mình đòi cho DN mình, lấy tiền họ nợ mình, chứ mình không đi xin xỏ ai hết trơn. Cứ mạnh miệng bảo đã giao hẹn là bên anh ngày này ngày này trả cho bên em rồi, anh nên trả, chứ không mất uy tín DN anh lắm.

Đối với những con nợ khó đòi khác, cứ ngày mùng 1 hay ngày nghỉ là gọi điện đòi. Nếu họ khó chịu thì tạm dừng, sau đó đòi tiếp, bao giờ họ cho 1 cái hẹn thì thôi. Những trường hợp này chỉ áp dụng cho những con nợ rất rất khó đòi nhé.

Những doanh nghiệp phá sản thì phải có người cầm đầu, thường là chủ DN. Họ cũng rất đau khổ rồi, mình phải cho họ đường lui. Tức là thu nợ dần dần. Những trường hợp này mình thu nợ dần dần, nếu mất sẽ mất ít hơn. Trong trường hợp DN phá sản, bạn phải khôn khéo, tức là biết được địa chỉ của con nợ, sau đó đến trực tiếp đòi tiền. Vì lúc này chắc chắn họ sẽ thay số điện thoại. Nếu ở xa thì bạn phải tra hết số điện thoại từ giám đốc, kế toán... Điều này đòi hỏi bạn phải thật khéo léo thì mới đòi được. Nhớ nhé, thu nợ dần dần.

Đây là những chia sẻ mà chúng tôi tìm hiểu và tổng hợp lại được, hy vọng nó sẽ giúp ích với ai đang quan tâm đến công việc này.

Chúc các bạn thành công!