Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa

1. Kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa, CCDC, NVL là gì?

Đây là hoạt động được thực hiện định kì hoặc thường xuyên, nhằm kiểm tra số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu thực tế có khớp so với số lượng đã được ghi nhận trong sổ sách hay không. Nếu như số liệu trùng khớp với nhau thì doanh nghiệp không cần xử lý hay ghi nhận bất cứ bút toán điều chỉnh nào. Ngược lại, nếu phát hiện hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu, cần hạch toán theo bút toán thích hợp tương ứng, đồng thời có những hoạt động điều chỉnh cần thiết.

2. Xử lý như thế nào khi kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa, CCDC, NVL

Trong trường hợp phát hiện số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu bị chênh lệch so với giá trị ghi nhận trên sổ sách, kế toán viên cũng như các nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân, ghi nhận sai lệch, đồng thời hạch toán tương ứng vào những tài khoản theo quy định. Giá trị chênh lệch này sẽ ảnh hưởng tới một số khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

a. Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thừa:

- Nếu như doanh nghiệp phát hiện thừa hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu mà chưa xác định rõ nguyên nhân chờ giải quyết, kế toán sẽ ghi nhận tài sản theo giá trị hợp lí, đồng thời ghi nhận bút toán:

Nợ TK 111, 152, 153, 156, 211

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

- Khi đã xác định được nguyên nhân và có biên bản ghi nhận có thẩm quyền, kế toán ghi nhận bút toán:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Có TK 441 – Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 711 – Thu nhập khác

b. Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thiếu:

- Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi nhận bút toán:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 111, 152, 153, 155, 156

- Khi có biên bản xử lý có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, ghi nhận bút toán:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 1388 – Phải thu khác

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

- Trường hợp phát hiện rõ nguyên nhân và đã tìm được người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi nhận bút toán:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 152, 153, 155, 156

Có TK 111, 112

Bài viết: Cách hạch toán khi kiểm kê phát hiện thừa thiếu hàng hóa

Bạn có thể quan tâm: Phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho

1. Nội dung:

- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;

- Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh hàng xuất trong kỳ;

2. Chứng từ sử dụng:

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.

…

3. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

- Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất.

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ - Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

- Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị thấp và được xuất thường xuyên.

4. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật tư tồn đầu kỳ:

Nợ TK 611

Có TK 152

Có TK 151

-Trong kỳ, phản ánh giá trị vật tư tăng:

Nợ TK 611

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331...

Có TK 411, 128, 222

Có TK 711

+ Nếu được chiết khấu thương mại, giảm giá:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 133

Có TK 611

+ Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 515

-Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định được giá trị tồn cuối kỳ và kết chuyển:

Nợ TK 151, 152

Có TK 611

+ Sau khi có đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642...

Nợ TK 128, 222

Có TK 611

Nguồn: Sưu tầm Internet