BÀN GIAO CHỨNG TỪ GIỮA KẾ TOÁN CŨ VÀ KẾ TOÁN MỚI

Dân nhà kế chúng ta rất ít ai làm cố định được tại một công ty, rất có thể do nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan đem đến mà chúng ra phải rời chỗ làm cũ đi tìm một chỗ mới để làm. Vậy khi đến công ty mới làm việc thì chúng ta nhận bàn giao, hóa đơn, chứng từ, sổ sách… như thế nào? Hẳn rất nhiều bạn vẫn còn đang bỡ ngỡ và không biết bắt đầu từ đâu? sẽ giúp các bạn điều này nhé."

CÔNG VIỆC BÀN GIAO GIỮA KẾ TOÁN CŨ VÀ KẾ TOÁN MỚI

I. VỀ HỒ SƠ NỘI BỘ

1. Bàn giao về sổ quỹ tiền mặt:

- Yêu cầu kế toán cũ chốt số liệu với thủ quỹ bàn bàn giao cho bạn đến thời điểm hiện tại.

- Về chứng từ ( Nếu có) yêu cầu họ đóng theo tháng hoặc quý nhận theo số TT của phiếu thu và phiếu chi (Ghi vào bìa bên ngoài) Ghi số thứ tự theo phiếu từ số… đến số…

2. Bàn giao về quỹ ngân hàng: Chốt số liệu đến thời điểm hiện tại và đối chiếu với số phụ ngân hàng đến thời điểm hiện tại - chứng từ Ngân hàng nhận theo hồ sơ bên thuế.

3. Công nợ phải trả nhà cung cấp:

- Số liệu yêu kế toán cũ bàn giao theo bảng tổng hợp công nợ của các nhà cung cấp. Đối chiếu số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp với bảng tổng hợp công nợ

- Nếu có thời gian thì yêu cầu họ đối chiếu công nợ và chốt với từng nhà cung cấp thì sau này mình sẽ đỡ vất vả

- Về hồ sơ chứng từ: Yêu cầu họ lưu theo từng nhà cung cấp theo thứ tự thời gian để bàn giao gồm các hồ sơ sau (Nếu có):

+ Báo giá của nhà cung cấp

+ Hợp đồng

+ Đơn Đặt hàng

+ Biên bản giao hàng/ PXK

+ Đối chiếu công nợ

Lưu ý: Đối xây dựng có những công ty vừa theo dõi cho từng nhà cung cấp vừa theo dõi theo từng công trình, nếu công ty bạn có trường hợp này thì hãy sắp xếp hồ sơ quản quản lý công nợ theo từng nhà cung cấp tập hợp theo từng công trình.

4. Công nợ phải thu thì yêu cầu họ bàn giao tương tự công nợ phải trả

5. Công nợ tạm ứng mua vật tư , đi công tác

- Về Số liệu: yêu cầu kế toán cũ bàn giao theo bảng tổng hợp công nợ tạm ứng của nhân viên. Đối chiếu số liệu chi tiết của từng nhân viên với bảng tổng hợp công nợ tạm ứng

- Nếu có thời gian thì yêu cầu họ đối chiếu công nợ tạm ứng và chốt với từng nhân viên đến thời điểm hiện tại.

Về hồ sơ chứng từ: Yêu cầu họ lưu theo từng nhân viên theo thứ tự thời gian để bàn giao gồm các hồ sơ sau:

+ Phiếu tạm ứng tiền từng đợt

+ Hồ sơ hoàn ứng theo từng đợt

6. Công nợ lương

Số liệu yêu cầu họ bàn giao theo bảng tổng hợp công nợ Lương của nhân viên. Đối chiếu số liệu chi tiết của từng nhân viên với bảng tổng hợp công nợ lương

- Nếu có thời gian thì yêu cầu họ đối chiếu công nợ lương và chốt với từng nhân viên đến thời điểm hiện tại.

7. Hồ sơ lương, BHXH, thưởng

Yêu cầu theo xếp thứ tự từng tháng gồm: Bảng thanh toán lương, bảng chấm công, Bảng nghiệm thu, thanh toán khối lượng … ( Nếu có) bảng tiền thưởng (nếu có).

Hồ sơ BHXH nhận theo hồ sơ thuế.

8. Hàng tồn kho.

+ Đối với công ty thương mại:

- Yêu cầu bàn giao bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn kho hàng hóa TK 156 và đối chiếu từng loại hàng hóa với bảng tổng hợp.

- Kiểm kê kho hàng hóa giữa thực tế để so sách với sổ sách ( Nếu có thể làm được thì càng tốt)

+ Đối với công ty sản xuất:

- Bàn giao bảng tổng hợp Nhâp – Xuât - Tồn kho vật tư , cô ng cụ (TK 152, TK 153)

Đối chiếu sổ chi tiết của từng loại vật tư, công cụ với bảng tổng hợp.

- Bàn giao bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154

Đối chiếu chi tiết 154 của từng loại sản phẩm với bảng tổng hợp SXKD dở dang TK 154

- Bàn giao Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm TK 155

Đối chiếu sổ chi tiết của từng loại thành phẩm với bảng tổng hợp TK 155.

+ Đối với công ty dịch vụ:

- Bàn giao bảng tổng hợp chi phí SXKD trên TK 154 của toàn bộ dịch vụ

- Sau đó Đối chiếu chi tiết từng loại dịch vụ với bảng tổng hợp 154

+ Đối với công ty xây dựng.

- Bàn giao bảng tổng hợp Nhâp – Xuât - Tồn kho vật tư , công cụ (TK 152, TK 153) của từng công trình

- Bàn giao bảng tổng hợp chi phí SX KD TK 154 của các công trình

Đối chiếu chi tiết 154 của từng loại công trình với bảng tổng hợp SXKD dở dang TK 154

9. bàn giao về kết quả kinh doanh (Nếu có)

II. VỀ HỒ SƠ THUẾ ( Bàn giao tiếp quản của năm kế toán hiện tại)

1. Việc đầu tiên bàn giao chứng từ, hồ sơ pháp lý của công ty.

Điều lệ của công ty

Đăng ký kinh doanh

Mẫu 06/GTGT (nếu có)

Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng.

Mẫu 08 hoặc mẫu phụ lục II-1 về việc đăng ký tài khoản.

Hồ sơ đặt in, hoặc tự in hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn

Phương pháp trích khấu hao.

Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng (Nếu kế toán cũ đã làm)

Đăng ký MST cá nhân, đăng ký giảm trừ người phụ thuộc

Hồ sơ người lao động (Nếu có)

Định mức NVL (Nếu có) đối với sản xuất.

2. Bàn giao Hồ sơ kê khai thuế

2.1. Hồ sơ khai thuế GTGT

+ Nhận hóa đơn đầu ra, đầu vào ( Kèm tờ khai GTGT)

1. Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?

Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng(quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.

Lưu ý: Hiện tại hồ sơ khai thuế không yêu cầu gửi bảng kê kèm theo, nhưng khi nhận bàn giao thì yêu cầu kế toán cũ bàn giao bảng kê mua vào và bán ra.

2.2. Báo cáo sử dụng hóa đơn.

+ Xếp theo trình tháng/quý và đóng lại thành tập theo từng năm để bàn giao. Tờ BC sử dụng hóa đơn của kỳ hiện tại kiểm tra số liệu trên BC so với quyển hóa đơn bán ra xem có khớp số liệu không?

2.3. Hồ sơ thuế TNCN tạm tính (Nếu có)

3. Bàn giao hợp đồng.

3.1 Bàn giao hợp đồng đầu vào và hồ sơ đi kèm nếu có

3.2 Bàn giao hợp đồng đầu ra và hồ sơ đi kèm nếu có

Sắp xếp theo từng nhà cung cấp và theo thứ tự thời gian để bàn giao.

4. Bàn giao chứng từ ngân hàng

+ nhận chứng từ UNC và BC theo sổ phụ hoặc sao kê của ngân hàng. Theo từng ngân hàng.

5. Bàn giao về hồ sơ lương và hồ sơ BHXH.

+ Hơ sơ BHXH nhận theo từng tháng, theo thông báo của BH.

+ Hồ sơ lương, nhân công: Thường thì kế toán cũ chưa làm hoàn thiện đươc vì chưa cân đối được tổng thể chi phí về lương nên sau khi nhận bàn giao các bạn sẽ tiếp tục làm công việc này.

6. Bàn giao các chứng từ nộp tiền các loại thuế ( Nếu có) để biết được công ty đang nợ các loại thuế nào.

7. Bàn giao về công nợ giống như nội bộ

+ Công nợ phải thu

+ Công nợ phải trả

+ Công nợ lương (Nếu có)

+ Công nợ tạm ứng (Nếu có)

8. Bàn giao hàng tồn kho giống như nội bộ ở trên.

9. Bàn giao phân bổ CCDC và khấu hao TSCĐ ( Nếu có)

10. Bàn giao phần hạch toán ( Nếu có)

Thường thì trong năm hiện tại kế toán thuế tại các DN chỉ mới kê khai thuế và hạch toán chủ yếu chỉ được đầu vào và đầu ra còn các phần cân đối về lương và các chi phí về phúc lợi thì nếu có chỉ mới là tạm tính chưa chính xác được, do vậy mà phần cân đối để cho DT và chi phí một cách hợp lý thì sau khi tiếp nhận thì các bạn phải làm.

11. Khi bàn giao Yêu cầu kế toán cũ liệt kê hết các công việc tồn tại (nếu có) Ghi cụ thể chi tiết từng loại công việc một mà kế toán cũ đang vướng mắc chưa xử lý được hoặc đang làm dở dang chưa xong. Có như vậy thì bạn mới nắm bắt được tiếp theo mình cần làm những gi?

III. NHẬN HỒ SƠ THUẾ CỦA CÁC NĂM TRƯỚC

1. Bàn giao Báo cáo thuế năm:

- Báo cáo tài chính các năm

- Quyết toán thuế TNDN các năm

- Quyết toán thuế TNCN các năm

+ Đối với những năm nộp qua mạng thì:

In toàn bộ ra thành 02 bản: 01 dùng lưu trữ, 01 bản gửi cán bộ thuế sau này

Phải in tờ xác nhận đã nộp tờ khai qua mạng thành công của tổng cục thuế

2. Hồ sơ khai báo thuế & chứng từ thu chi liên quan:

+ Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng/quý theo tuần tự của bảng kê khai thuế đầu vào - đầu ra đã nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng/quý : Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính bao gồm:

– Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng/quý

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,

– Môn Bài

– Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng tháng/ quý

- Báo cáo thuế TNCN tạm tính hàng thánh/quý (Nếu có)

– Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế, được đóng thành quyển, mỗi tháng/quý một quyển.

– Kiểm tra Các chứng từ đi kèm: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi....của hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa.

( Các bạn nhận và sắp xếp như vậy thì khi quyết toán thuế sẽ không phải sắp xếp lại nữa và tìm chứng từ rất dễ và khoa học).

3. Chứng từ ngân hàng.

Nhận chứng từ UNC và BC theo sổ phụ hoặc sao kê của ngân hàng đóng riêng theo từng ngân hàng theo trình tự thời gian của một năm.

4. Hợp đồng kinh tế và các hồ sơ đi kèm hợp đồng : Bàn giao theo từng nhà cung cấp và theo từng khách hàng theo thứ tự thời gian của từng năm. ( Năn nào cho vào năm đó)

+ Hợp đồng kinh tế:

Ghi chú Những hợp đồng kinh tế mà chưa xuất hóa đơn.

Nếu là công ty XD thì chú ý thêm.

Những hợp đồng kinh tế mà đã xuất hóa đơn, nghiệm thu, thanh lý

+ Liệt kê danh sách các công trình:

- Danh sách công trình đang thi công dở dang còn treo TK 154

- Danh sách công trình đã thi công xong và hoàn thành nghiệm thu

Thời gian từ ngày nào đến ngày nào kết thúc công trình, doanh thu bao nhiêu, thuế GTGT bao nhiêu.....

5. Hợp đồng lao động :

Hợp đồng lao động và hồ sơ lương, nhân công: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.

Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương và các văn bản khác liên quan đến lao động tiền lương.

6. Sổ sách: In toàn bộ chi tiết và đầy đủ: sổ cái, nhât ký chung, cân đối phát sinh, kết quả kinh doanh tháng, sổ quỹ các loại...... để bàn giao.

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký chi tiền

– Số nhật ký thu tiền

– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.

– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.

– Sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131, 331, 152, 153, 154, 155, 156, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc TT 200

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ

– Sổ khấu hao tài sản cố định

– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho: 152,156,155

- Bảng tổng hợp chi phí SXKD : 154 ( Nếu là, SX, DV, XD)

– Sổ sách in ra và đóng thành từng quyển, để bàn giao

– Sổ sách xong thì phải ký tá, đóng dấu đầy đủ.

7. Nhờ kế toán cũ liệt kê các điểm đáng chú ý của hóa đơn chứng và cách đã xử lý nó. Hoăc nếu họ chưa xử lý được thì họ cũng nêu ra hộ để mình biết và có hướng xử lý tiếp.

Điểm cần lưu ý: Khi bàn giao sổ sách như trên bạn bàn giao cụ thể từng chi tiết một nếu kế toán cũ làm đã đầy đủ thì tốt cho bạn và tốt cho DN. Còn trường hợp khi bạn nhận bàn giao từ kế toán cũ mà họ chưa làm được đầy đủ hoặc có những chỗ chưa xử lý được thì trong biên bản bàn giao bạn phải ghi ràng cụ thể từng thứ một để có cơ sở và làm căn cứ khi quyết toán thuế mà hồ sơ phải làm lại để trình Giám Đốc và đấy cũng là cơ sở để tư vấn cho DN phải làm lại sổ sách như thế nào?

Chúc các bạn thành công!