Bài học kinh nghiệm sau khi quyết toán thuế

Dưới đây là 11 lưu ý quan trọng cho kế toán trước và sau khi quyết toán thuế. Mong rằng với kinh nghiệm được chia sẻ này, các bạn kế toán sẽ thực hiện quyết toán thuế đơn giản và dễ dàng hơn.

1. Kê khai thuế GTGT Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu trong tay bạn chưa có hóa đơn gốc thì cần ghi chú lại để đòi từ cơ sở mua hàng. Hóa đơn gốc vô cùng quan trọng, nếu bạn không muốn rắc rối, phiền hà thì đừng quên điều này. Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, không dựa vào tờ khai hải quan. Lưu ý: điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp sẽ phải chịu phạt. Sau khi kê khai và nộp báo cáo thuế, bạn nên kết xuất tờ khai ra file excel và lưu lại vào riêng 1 folder để sau này quyết toán sẽ dùng tới. Tránh trường hợp khi thanh tra kiểm tra 3 năm quyết toán không có dữ liệu. Lưu ý: Biểu mẫu HTKK không có phần diễn giải và bảng kê nhưng bạn vẫn nên làm ra file excel đầy đủ tránh trường hợp thanh tra kiểm tra đối chiếu thì không có số liệu.

2. Hàng hóa Hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi, v.v… bất cứ hàng hòa nào xuất kho thì cần phải xuất hóa đơn đi kèm. Tránh trường hợp thanh tra thuế yêu cầu kèm hóa đơn thì doanh nghiệp không thể giải trình. Một số trường hợp không xuất hóa đơn doanh nghiệp thường mắc phải: Hàng bảo hành: là phụ tùng xuất ra để kĩ thuật thay cho khách. Trường hợp này xếp vào loại xuất hóa đơn dùng nội bộ. Hàng tồn kho cần thanh lý, không đủ chất lượng để bán: Xuất hóa đơn giống như hàng bán bình thường nhưng ghi nhận hàng bán lỗ. Hàng đã xuất kho, chưa viết hóa đơn, xuất hóa đơn sau thời gian xuất kho (thời gian xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau): bạn cần rà soát lại, ghi chú, hóa đơn nào đi với PXK nào, có khớp hay không? Nếu không khớp thì cần tìm hiểu và xử lý.

3. Chi phí vay lãi Khi công ty có vay vốn ngân hàng, tuyệt đối không được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ) thì bạn hãy làm phiếu chi để chi bớt. Nội dung chi tùy thuộc bạn và phải là phần chi không có hóa đơn. Điều này giúp bạn giảm quỹ, tuy nhiên cần phải là khoản mục chi hợp lý và không có hóa đơn để sau này loại ra khi quyết toán thuế. Nguyên nhân của việc này chính là thời điểm vay ngân hàng nếu số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền đi vay thì số chi phí lãi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý. Quỹ tiền mặt cũng không được để âm, phải cân đối sao cho hợp lý. Tránh trường hợp những kế toán mới ra trường còn non kinh nghiệm không nắm được điều này. Lưu ý khi quyết toán thuế về hóa đơn GTGT

4. Sổ phụ ngân hàng Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Tốt hơn nữa là bạn có cả sao kê cả năm. Không thể thiếu sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty chưa có bạn nên đăng ký để kiểm tra dễ hơn, không phải tìm kiếm mất thời gian trong sổ phụ. Bên cạnh đó cũng giúp cho bạn dễ làm việc hơn khi sau này cung cấp cho thanh tra thuế. Nếu thiếu chứng từ nào đó không mong muốn thì cuối năm bạn nên kiểm tra lại và xin bổ sung để tránh trường hợp mệt mỏi do không thể bổ sung kịp sau này.

5. Lưu trữ hóa đơn đầu ra Bạn nên đánh số thứ tự cuốn hóa đơn đầu ra. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, bạn hãy tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và thời gian sử dụng hóa đơn. Để khi tìm kiếm sổ ngày nào thì không phải lật bên trong ra xem. Lưu ý: Với hóa đơn hủy: nên phân loại bằng nhãn dán sau đó tạo file excel để thuận tiện trong việc quản lý. Sau đó lập biên bản hủy, nếu không có biên bản hủy bạn sẽ bị phạt. Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về, bạn nên dán vào cuốn hóa đơn như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau. Khi thuế kiểm tra sẽ thuận tiện hơn cho người làm sau và dễ dàng cho việc kiểm tra hơn. Tránh trường hợp chứng từ nhiều, không nắm được hóa đơn đang để tại đâu.

6. Lưu trữ hóa đơn đầu vào Bạn nên sắp xếp và đóng bìa hóa đơn đầu vào theo từng tháng hay quý. Sắp xếp theo thứ tự như tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra. Bên cạnh đó, bạn nên gắn tờ khai GTGT vào trên đó. Nếu bạn làm sổ theo quỹ thì nên lưu thêm cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính. In sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế. Lưu ý: Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ Những lỗi nhỏ trong hóa đơn có thể bỏ qua, hóa đơn không sai quá nghiêm trọng thiếu 1 dấu chấm, phẩy, sai một chữ cũng không thành vấn đề.

7. Hóa đơn trên 20 triệu Khi thanh toán phần hóa đơn này bạn nên photo thêm UNC thanh toán và bấm chung vào hóa đơn than hoặc ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán vào ngày nào. Để khi thuế kiểm tra bạn có thể trình UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu. Lưu ý: UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang công ty bán Có UNC thanh toán thì thuế VAT thanh tra thuế mới cho phép khấu trừ Hóa đơn trên 20 triệu nếu không thanh toán qua ngân hàng mà trừ công nợ với nhà cung cấp thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.

8. Hàng phi mậu dịch Hàng phi mậu dịch là hàng NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ cần nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về. Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh. Nhưng hàng phi mậu dịch không được bán, hay nói cách khác là vẫn được bán nhưng kèm thêm nhiều thủ tục khác.

9. Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn Tuyệt đối không giao dịch, kinh doanh với các công ty có dấu hiệu “công ty ma”. Ngay cả khi họ có giấy tờ đầy đủ chứng từ hợp lý, thanh toán qua ngân hàng,... Vì thiệt hại lớn nhất chính là việc thanh tra thuế không chấp nhận việc mua hàng của doanh nghiệp bạn tại công ty đó cho dù có đầy đủ chứng từ sổ sách. Khi bạn có hóa đơn đầu vào là công ty đã bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm đối với trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm. Đối với trường hợp không mong muốn này xảy ra, bạn nên kiểm tra lại tất cả NCC đầu vào để xem xét NCC còn hoạt động hay không nếu không có biện pháp xử lý kịp thời.

10. Hạch toán phân loại chi phí Khi hạch toán bạn nên phân loại sẵn khoản nào hợp lý và không hợp lý để khi quyết toán chỉ cần làm một bước loại số chi phí không hợp lý. Dùng tài khoản 6423 để hạch toán các chi phí không có hóa đơn hoặc hóa đơn không thể dùng, đây là phần chi phí chắc chắn bị loại. Tài khoản 6428 dùng để hạch toán các chi phí nhạy cảm - chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện như tiền phòng công tác, tiếp khách,... các khoản này phải kèm theo như Giấy đi đường, quyết định công tác…. Khoản chi không có hóa đơn nên ghi chú, hoặc có hóa đơn không hợp lệ cũng cần ghi chú lại để khi làm BCTC cũng có thể điều chỉnh.

11. Những vấn đề khác Nếu công ty bị lỗ năm nào thì tiền lương tháng 13 và thưởng tết năm đó không được tính vào chi phí hợp lý. Quà tết khách hàng bị loại ra, chi phí công tác tặng quà tết cũng bị loại. Do đó bạn nên ghi chung chung chi phí công tác tặng quà là chi phí công tác chung để không bị loại. Chi phí tủ lạnh, máy lạnh, v.v.….cần nói rõ lý do để tránh bị loại. Bảng phân bố công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng để tránh bị loại chi phí phân bổ không hợp lý.