Mẫu đề nghị chi phí tiếp khách (Settlement of Entertainment Expenses )- SONG NGỮ

Mẫu đề nghị chi phí tiếp khách (Settlement of Entertainment Expenses )- SONG NGỮ

Khi có khách quan trọng là các trường hợp các đối tác ký kết các hợp đồng lớn, dự án hoặc các công việc quan trọng khác của công ty thì bộ phận đề nghị tiếp khách sẽ lập phiếu đề nghị chi phí tiếp khách. Trong trường hợp nếu có khách đặc biệt và phải phát sinh yêu cầu tiếp khách này thì cá nhân đề nghị tiếp khách phải thực hiện viết phiếu đề nghị chi phí tiếp khách, sau đó chuyển lên cho người đứng đầu doanh nghiệp phê chuẩn. Yêu cầu tiếp khách có thể do người đứng đầu doanh nghiệp chủ đích chỉ định hoặc do các bộ phận, phòng ban đề xuất.

Nội dung của phiếu đề nghị tiếp khách bao gồm:

- Phần mở đầu: cá nhân, bộ phận đề nghị nêu rõ lý do đề nghị tiếp khách trình lên ban Giám đốc để xem xét và phê duyệt. Khi nêu lý do, cá nhân, bộ phận đề nghị cần ghi ngắn gọn, rõ ràng về lý do tiếp khách.

- Cá nhân, bộ phận đề nghị cần lập bảng biểu ghi rõ tên của khách và tên của cán bộ tiếp khách để làm căn cứ xét duyệt tiếp khách.

- Nội dung tiếp khách: cá nhân, bộ phận đề nghị cần ghi chi tiết về những nội dung cần chuẩn bị khi đón khách và nêu các khoản chi phí cần có trong buổi tiếp khách đó.

- Đại diện bộ phận đề nghị ký xác nhận sau đó trình lên giám đốc xem xét và ký duyệt về Phiếu đề nghị tiếp khách.

Trong một số trường hợp nếu cần mang tài liệu quan trọng trong quá trình tiếp khách để ký kết hợp đồng. Công ty sẽ cần lập biên bản bàn giao tài liệu cho người thư ký hoặc người được phân công đi gặp khách hàng hôm đó.