Bảng dự toán ngân sách cho chi phí hoạt động 12 tháng

Với nhiều nhà tư tưởng cấp tiến, những tồn đọng của việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống đã làm cho tiến trình này trở nên rất nhập nhằng. Tuy nhiên, trên thực tế, lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Do đó, để trung hòa các cuộc tranh luận về lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp nên có những hành động để cải thiện quy trình lập ngân sách.

1. Gắn kết lập ngân sách với chiến lược

Nói cách khác, nó nên tự động cập nhật những hạn mức và quy định cho doanh nghiệp.

Thẻ cân bằng điểm (Balanced Scorecard - BSC) là một cơ chế sắp xếp hữu ích có thể hỗ trợ kết hợp quy trình lập ngân sách và đánh giá. Mặc dù BSC không thể hoàn toàn thay thế tính năng điều hành các hoạt động và lập dự tính lợi nhuận của ngân sách, nó có thể hỗ trợ chức năng điều phối mà việc lập ngân sách nên thực hiện.

Giảm tập trung vào các mục tiêu liên quan đến việc lập ngân sách và tăng cường các mục tiêu liên quan đến BSC (như là các khả năng đầu tư dài hạn, mối quan hệ với khách hàng)

2. Đưa vào các chỉ số hiệu suất phi tài chính trong việc lập ngân sách

Các hệ thống quản lý hiệu quả nhất bao gồm cả tác nhân hiệu suất tài chính và phi tài chính được thể hiện trong bản ngân sách. Đây là những chỉ số đo lường hiệu suất cấp cao (KPI), liên kết chặt chẽ với những mục tiêu của doanh nghiệp. Một khi các KPI đã được xác định, chúng nên được truyền đạt rõ ràng trong toàn bộ tổ chức

3. Sử dụng ngân sách tổng hợp để giảm các chi tiết

Do đó, nhằm giảm các chi tiết trong ngân sách, các doanh nghiệp có thể::

• Tập trung vào việc lập ngân sách cho những nhóm sản phẩm chính, những đơn vị tổ chức, các kiểu quy trình và chi phí của doanh nghiệp

• Sử dụng ngân sách tổng hợp thay vì ngân sách chi tiết để phù hợp với việc đưa ra các quyết định ở từng bộ phận

• Cho phép các lãnh đạo tản quyền phân bổ tài nguyên cho các phòng ban và các hoạt động dưới thẩm quyền của họ mà không cần phải ghi chép tài liệu chi phí cho từng phòng ban.

4. Sử dụng ngân sách cuốn chiếu (linh hoạt) thay vì ngân sách cố định

Các doanh nghiệp hàng đầu áp dụng kỹ thuật của các dự báo cuốn chiếu trong năm quý và chuyển đổi chúng thành các ngân sách cuốn chiếu tổng hợp

Ngân sách và dự báo chi tiết về mặt thống kê

- Tiến hành cho năm quý tới, trải dài qua năm sau cộng thêm 1 quý
- Một khi thiết lập, chúng có thể được cập nhật trong từng quý. Các ngân sách cuốn chiếu được thiết lập dựa trên các dự báo cuốn chiếu và các quyết định phân bổ tài nguyên bổ sung
- Đưa các nhà quản lý ra xa khỏi mục tiêu cuối năm, giúp cân bằng các tư duy ngắn hạn và trung hạn
- Khi các thay đổi về điều kiện thị trường diễn ra, các doanh nghiệp có thể nắm lấy cơ hội hoặc tăng nguồn tài nguyên

5. Sử dụng các mục tiêu tương đối để thúc đẩy nhân viên

Các doanh nghiệp nên đánh giá hiệu suất của các nhà quản lý bằng các thước đo hiệu suất tương đối, tự điều chỉnh. Chúng cũng hỗ trợ các nhà quản lý

• Vượt qua khỏi những ranh giới được thiết lập bởi các mục tiêu cố định

• Nhận ra và nắm bắt các cơ hội tăng trưởng

• Quản lý tốt hơn các khả năng phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp từ đó có thể đánh bại đối thủ trên thị trường thay vì cạnh tranh nội bộ

6. Tập trung vào các quy trình thay vì các hiệu suất của từng đơn vị phòng ban và tổ chức

Theo sau những biện pháp trên, các doanh nghiệp nên tập trung vào các quy trình cốt lõi như tinh gọn hiệu suất hoạt động thay vì tuân thủ các yêu cầu của từng phòng ban. Các nhà quản lý sau đó có thể tập trung vào các tác nhân chi phí chủ yếu thay vì những tác nhân chi phí đơn lẻ. Một lần nữa, điều này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý gắn kết việc lập ngân sách với những chiến lược doanh nghiệp và thúc đẩy việc hợp tác trên toàn doanh nghiệp