Bài giảng hướng dẫn lập ngân sách và lưu ý khi lập ngân sách

Ngân sách (Budget) là gì? Tại sao phải lập Ngân sách (Budget)?

Ngân sách (Budget) được lập ra để theo dõi sát sao tình hình doanh thu và chi phí tương ứng trong một quãng thời gian, kiểm soát các chi phí không vượt ra khỏi mức khống chế đã được xác định. Trong thực tế, nhiều Ngân sách (Budget) chỉ được lập ra cho đủ hình thức và sau đó sớm bị bỏ quên do không phù hợp với thực tế kinh doanh, do các phán đoán, dự tính thiếu cơ sở...và do đó không đóng được vai trò là Cuốn cẩm nang quản lý hàng ngày trong doanh nghiệp. ​

Lập ngân sách tức là hoạch định các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các tổ chức luôn phải đố i mặt với vấn đề khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quan trị cũng phải đương đầu với các giới hạn về ngân sách. Tầ m quan trọng của một hoạ t động nhiều hay ít thể hiện ở mức nguồn lực được cam kết cho hoạt động đó. Nếu ngân sách ở mức quá cao sẽ gây ra sự lãng phí và tạo điều kiện cho quản lý lỏng lẻo, nhưng nếu quá thấp sẽ dẫn đến hạn chế thành quả và ảnh hưởng đến cam kết.

Ngân sách còn là một công cụ để ki ểm soát, là tiêu chuẩn nhằm so sánh và đo lường sự chênh lệch giữa việc sử dụng các nguồn lực thực tế và kế hoạch. Các nhà quản trị có thể sử dụng độ lệch chuẩn (hoặc phương sai) của một yếu tố nhằm dự báo các sai lệch của yếu tố này so với ngân sách và đồng thời có sự điều chỉnh kịp thời.

Tiến trình lậ p ngân sách phải gắn sử dụng nguồn lực với các mục tiêu của tổ chức, nếu không tiến trình lập kế hoạch / kiểm soát sẽ trở nên vô ích. Mặt khác, dữ liệu ph ải được thu thập và báo cáo đúng thời hạn thì ngân sách mới có tác dụng trong việc xác định và báo cáo các vấn đề hiện tại hoặc dự đoán các vấn đề sắp xảy ra.