Hé lộ sự thật về kế toán bán hàng - công việc họ thường làm là gì?

 Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền. Kế toán bán hàng sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép lại toàn bộ lại quá trình đó. Có thể nói công việc của một kế toán bán hàng không quá phức tạp, chỉ cần có kinh nghiệm về Excel, biết xem hóa đơn là đã có thể làm tốt phần này rồi. Tuy nhiên đây vẫn là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp và hiện nay cũng có rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt là những sinh viên đang học ngành kế toán quan tâm đến. Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ cung cấp một số thông tin hữu ích cũng như kinh nghiệm cơ bản trong công việc này.

Mời các bạn đọc bài viết!

1. Tìm hiểu về kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là vị trí có nhiệm vụ quản lý, ghi chép tất cả các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp, từ ghi hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán đến xử lý hóa đơn chứng từ, lập báo cáo bán hàng liên quan theo quy định…

Những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh và sản xuất, kể cả kinh doanh dịch vụ như những nhà hàng, khách sạn, vai trò của một kế toán bán hàng cũng gần như không thể bỏ qua. Việc kế toán bán hàng là làm gì cụ thể sẽ do kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng của bộ phận chịu trách nhiệm chỉ đạo, phân bổ cũng như quản lý hiệu quả.

Có thể nói kế toán bán hàng là công việc không đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ quá nhiều nhưng vẫn có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp. Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng đối với vị trí này cũng không phải là nhỏ. Với những sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thì đây có thể nói là lựa chọn công việc phù hợp để các bạn thử sức, học hỏi, trau dồi các kỹ năng và phát triển.

2. Công việc của kế toán bán hàng

Chắc hẳn nhiều người vẫn còn mơ hồ về công việc của một kế toán bán hàng. Nói là đơn giản nhưng bạn cũng cần phải nắm được mình cần làm những gì cũng như vẫn cần sự cẩn thận tỉ mỉ trong công việc. Tùy vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà vai trò và công việc của một kế toán bán hàng sẽ bao gồm những nhiệm vụ khác nhau. Nhưng nhìn chung, công việc của một kế toán bán hàng là:

- Cập nhật giá cả và sản phẩm mới cho doanh nghiệp.

- Lập các bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT vào cuối ngày.

- Tính toán một cách chính xác tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng và theo đơn vị để tiện cho việc quản lý kiểm tra hàng.

- Kiểm tra tình trạng quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ hay theo dõi những lô hàng, tiền hàng và khách nợ để nắm bắt và báo cáo lại cho phòng kế toán, đặc biệt là kế toán trưởng.

- Ghi chép những thông tin ghi nhận hóa đơn hàng ngày.

- Kiểm tra đơn giá sản phẩm, số lượng sản phẩm từ đó xuất hóa đơn cho khách hàng.

- Kiểm tra và giám sát các kế toán thực hiện bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối hàng bán.

- Nắm rõ giá mua thực tế của lượng hàng để điều tiết giá sản phẩm cũng như lãi lỗ trong kinh doanh.

- Nắm rõ các thông tin về tất cả các khoản chi phí bán hàng, những phát sinh thực tế để dựa vào đó thực hiện xác định kết quả kinh doanh.

- Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số để phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.

- Làm các công việc đối chiếu với bên thủ kho về số lượng hàng bán và hàng tồn.

- Quản lý hóa đơn chứng từ, các hợp đồng với khách.

- Làm thẻ VIP cho khách hàng (nếu mô hình là nhà hàng – khách sạn).

- Thực hiện các công việc kế toán trưởng giao.

Công việc hàng ngày

- Thường xuyên cập nhật, ghi chép phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa trong ngày: kiểm tra số lượng thực và đơn giá của từng sản phẩm xuất bán, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng;

- Cuối ngày vào bảng kê chi tiết các hoá đơn bán hàng và tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT (nếu có) trong ngày;

- Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất, tồn vào cuối ngày;

- Quản lý hợp đồng giao dịch với khách hàng, xử lý kịp thời các phát sinh;

- Hỗ trợ công việc cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng.

Công việc hàng tháng

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thực tế của hàng đã bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng, đại lý, chi nhánh,…);

- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng đã tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng.

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, số tiền của lô hàng mà khách hàng nợ, tình hình trả nợ và hạn mức tín dụng,…

Công việc cuối kỳ kế toán

- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh hợp lý hợp lệ để phục vụ cho việc bán hàng;

- Kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh;

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin cung cấp được dựa trên nhu cầu của người sử dụng

3. Yêu cầu của người học làm kế toán bán hàng

- Thành thạo kỹ năng nghiệp kế toán cơ bản 

- Kỹ năng tin học văn phòng

- Có khả năng giao tiếp tốt

- Có tinh thần trách nhiệm, cẩn thận;

- Nhanh nhẹn, khéo léo và nhiệt tình để giao tiếp với khách hàng khi cần;

- Có khả năng làm việc nhóm,làm việc theo hướng dẫn của kế toán trưởng

- Tuân thủ các chuẩn mực kế toán, không có ý định tư lợi cho bản thân;

- Biết tổng hợp và phân tích các báo cáo liên quan đến doanh thu bán hàng;

- Luôn phấn đấu nâng cao năng lực bản thân để thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng quy định.

4. Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán bán hàng

Người làm kế toán bán hàng đang chứng kiến một xu thế mới trong ngành kế toán trước sự thay đổi của khoa học công nghệ. Trước đây các kế toán viên thường dành 80% -90% thời lượng công việc cho các nghiệp vụ kế toán hàng ngày như ghi chép sổ sách, đối chiếu giao dịch, lập sổ, theo dõi và quản lý tồn kho, định khoản, lập báo cáo tài chính… Thì ngày nay mọi chuyện đã trở nên rất khác. Việc ra đời các phần mềm kế toán, các ứng dụng tài chính, các phần mềm như CRM, ERP đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các kế toán viên tài chính. Một xu thế mới đang dần hình thành khi nghề kế toán trở thành một nghề thiên nhiều đến quản lý thông tin tài chính. 

Xu hướng này làm cho vai trò của kế toán bán hàng ngày càng lớn dần lên, tăng dần lên trong các doanh nghiệp. 

Hy vọng bài viết này của chúng tôi sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức cần thiết về kế toán bán hàng và có những lựa chọn công việc phù hợp với bản thân cũng như định hướng phát triển cho tương lai.

Chúc các bạn thành công!