Chi phí hợp lý là gì? Điều kiện để hạch toán chi phí hợp lý

1. Khái niệm chi phí hợp lý.

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,...Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,.... Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

Những chi phí trong doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

- Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng có phải là các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.

* Những lưu ý mà kế toán cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau:

- Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc kế toán phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế.

- Trường hợp chi phí hợp lý (chi phí được khấu trừ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì kế toán cần phải tăng chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này có nghĩa là kế toán sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.

Căn cứ theo quy định nêu trên, để được xác định là chi phí hợp lý thì các khoản chi cần đáp ứng các điều kiện cơ bản đó là: khoản chi đó có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; các khoản chi cần phải có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật; các khoản chi đối với hoá đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên yêu cầu cần phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

2. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Trên thực tế không dễ dàng gì có thể xác định một cách chính xác nhất về các khoản chi phí có sự liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó pháp luật hiện hành quy định về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý, cụ thể trong Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC và được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, cụ thể như sau:

2.1 Chi phí liên quan tới các tài sản cố định.

Đối với tài sản cố định cần lưu ý:

- Chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Vì thế khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

- Thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thuế. Do vậy điều này ảnh hưởng đến sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

2.2 Các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công.

Người lao động, nhân viên là bộ phận bắt buộc cần phải có trong mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các khoản chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. Với các loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể gồm 3 loại như sau:

- Các loại chi phí về lương, thưởng, phụ cấp,....không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay bất kỳ một quy chế tài chính nào.

- Các khoản chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán thuế của kế toán.

- Các chi phí bị vượt quá mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm; chi phí công tác; trợ cấp,....

2.3 Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay.

Chi phí này không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan đến các khoản chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào những trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là phần chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

2.4 Chi phí liên quan đến sự chênh lệch của tỷ giá.

Đối với việc chênh lệch về ty giá sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:

- Sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

- Sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này có thể phân thành hai loại:

+ Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán có giá trị như nhau.

+ Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy việc điều chỉnh là rất cần thiết.

2.5 Các loại chi phí khác.

Những chí này có thể là các loại chi phí sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuê văn phòng,....nhưng không có hóa đơn cụ thể;

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế;

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định;

- Các chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng theo quy định của pháp luật.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào phần chi phí hợp lý.

Chi khấu hao tài sản cố định thuộc một trong các trường hợp sau:

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là tài sản cố định lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, chi phí mua sắm máy, thiết bị là tài sản cố định dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ tài sản cố định thuê mua tài chính).

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý tài sản cố định và hạch toán kế toán hiện hành.

- Phần trích khấu hao theo mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

Tài sản cố định góp vốn, tài sản cố định điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình có đánh giá lại theo quy định thì doanh nghiệp nhận tài sản cố định này được tính khấu hao vào chi phí được trừ theo nguyên giá đánh giá lại.

Đối với tài sản cố định tự làm nguyên giá tài sản cố định được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ là tổng các chi phí sản xuất để hình thành nên tài sản đó.

Đối với loại tài sản khác không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định có góp vốn, điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình và tài sản này có đánh giá lại theo quy định thì doanh nghiệp nhận tài sản này được tính vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí được trừ theo giá đánh giá lại.

Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.

- Khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao còn giá trị.

4. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng tính vào khoản chi phí hợp lý.

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và phải có chứng từ thanh toán.

- Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động phải được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp, Tập đoàn;Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Chi tiền lương, tiền công cho người lao động, các khoản chi này đã hạch toán là chi phí trong kỳ tính thuế năm đó, nhưng chưa chi cho đến khi hết hạn nộp hồ sơ quyết toán mà sau khi hết thời hạn này mới được thực chi thì:

Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi và doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.ds