Các phương án xử lý khi hóa đơn bị sai sót

1. Xử lý sai sót với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch được thể hiện ở dạng một dãy số duy nhất do cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Căn cứ điều 19 Nghị định 123, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót được xử lý theo từng trường hợp như sau:

1.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót. Tiếp đó, người bán lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới này. Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

1.2 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót đã gửi cho người mua

Nếu sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế hoặc các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điện tử mới.

Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi người mua. 

2. Nghị định 123 quy định xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập, phát hiện có sai sót nhưng đã gửi cho người mua thì được xử lý theo khoản 2, điều 19 tại Nghị định 123. Theo đó:

• Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế hoặc các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì lựa chọn một trong hai phương án xử lý tương tự như với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót và gửi người mua.

Lưu ý: Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi tới cơ quan thuế thì người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là những quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành mới đây vào ngày 19/10/2020. Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 – đây đồng thời là thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý.

https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Nghi-dinh-123-2020-ND-CP-quy-dinh-hoa-don-chung-tu-445980.aspx